Comité de Suivi Individuel

Rentrée 2023-2024 : un rapport de CSI est obligatoire pour chaque réinscription.

 

Liste des personnes référentes par laboratoire

Modèle de rapport en bas de page

 

Vadémécum[1] du Comité de Suivi Individuel du doctorant

Le cadre règlementaire fixant les missions, la composition et le fonctionnement du Comité de Suivi Individuel (CSI) du doctorant[2] sont précisés dans l’article 13 de l’arrêté ministériel du 26 août 2022 modifiant l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national du doctorat. Celui-ci est rappelé en annexe à ce document.

La mise en place du CSI est une mission confiée[3] aux écoles doctorales (ED) par l’arrêté susmentionné, selon des modalités décidées en leur sein.

 

       1 Les missions du CSI[4]

Comme précisé dans l’article 13 susmentionné, le CSI a des missions d’accompagnement, d’évaluation et de veille.

Missions d’accompagnement et d’évaluation

Le comité de suivi individuel du doctorant assure un accompagnement de ce dernier pendant toute la durée du doctorat.

Au cours de l'entretien avec le doctorant, le comité évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Le CSI n’évalue ni le doctorant, ni le directeur de thèse.

• Le CSI assure un suivi et formule des recommandations destinées au doctorant au directeur de thèse et au directeur de l'école doctorale (ED). Il apporte un point de vue extérieur sur les travaux et sur le déroulement du projet doctoral dont chacune des parties prenantes pourra faire un usage constructif ;
• Le CSI suit les progrès du doctorant dans sa capacité à exposer ses travaux de recherche, à en montrer la qualité et le caractère novateur, à les situer dans leur contexte scientifique national et/ou international. Le CSI amène, en particulier, le doctorant à exposer clairement et à défendre sa démarche et les directions scientifiques suivies dans le cadre de son projet de thèse ;
• Le CSI amène également le doctorant à maîtriser la temporalité de son projet et à en programmer l’achèvement dans la durée prévue ;
• Le CSI contribue à amener le doctorant à faire le point lui-même sur l’avancement de ses travaux, sur le développement de sa culture scientifique, de son ouverture internationale,  de son expertise et de ses compétences.

Mission de veille

Le comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s'appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation.

Lors de l’entretien avec le doctorant, le CSI est attentif aux éventuelles difficultés rencontrées par le doctorant. Son rôle n’est pas de résoudre ces difficultés mais d’en alerter l’ED. Il est particulièrement vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissement sexiste. 

 

        2 Composition du CSI et désignation de ses membres

Le CSI de chaque doctorant est mis en place lors de la première inscription en doctorat. Sa composition doit être renseignée dans le système d’information ADUM au moment de l’inscription ou, au plus tard, avant la tenue de la première réunion du CSI.

L’ED veille à ce que, dans la mesure du possible, la composition du CSI reste constante tout au long de la thèse du doctorant.

L’ED valide la composition du CSI selon les modalités qu’elle définit. Elle veille à ce que le doctorant soit consulté sur la composition de son CSI.

Les membres du CSI ne participent pas à la direction du travail du doctorant.

Le CSI comprend au minimum deux membres titulaires d’un doctorat. Il peut inclure des membres non-statutaires pouvant, par une certaine proximité en âge, faciliter l’expression du doctorant. A noter que les professeurs et chercheurs émérites peuvent être membres de CSI.

Dans la mesure du possible, le comité de suivi individuel du doctorant comprend un membre extérieur à l’établissement.

Il comprend au moins un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse. Il est recommandé que celui-ci soit habilité à diriger des recherches ou expérimenté en matière d’encadrement doctoral. Ce membre doit disposer d’une expertise suffisante dans le domaine de recherche du doctorant pour, notamment, s’assurer qu’il est capable de situer ses travaux dans le contexte scientifique national et/ou international, de présenter sa démarche de recherche, l’originalité de ses travaux, etc. Le membre spécialiste, pourra intervenir, lors de la soutenance, en tant qu’examinateur ou président du Jury. Il est fortement recommandé qu’il ne soit pas nommé comme rapporteur[5] de la thèse.

Le CSI comprend également un membre non spécialiste, extérieur au domaine de recherche de la thèse. Il est plus particulièrement chargé, dans le comité, des missions de veille sur les éventuelles difficultés rencontrées par le doctorant.

Composition à minima :

• 1 expert externe (Externe à l’Unité de Recherche et/ou à l’Institut)
• 1 représentant interne à l’Unité de Recherche mais en dehors de l’équipe
• 1 représentant non statutaire (doctorants/post-doc)

Il est recommandé que les membres du CSI se montrent collectivement :

• Ouverts et bienveillants en encourageant le doctorant à s’exprimer librement sur ses difficultés ou questionnements concernant le déroulement de son doctorat ;
• Indépendants et sans a priori particuliers vis-à-vis de la direction de la thèse et du doctorant. Les membres du CSI s'engagent à apporter un point de vue extérieur et impartial ;
• Expérimentés en matière d’encadrement et de formation doctorale.

 

       3 Les engagements des membres du CSI et recommandations

Les membres du CSI, en acceptant de participer au comité s’engagent à :

• La confidentialité et à la discrétion. Lorsque les travaux présentent un caractère de confidentialité avéré, l’engagement de confidentialité sur les travaux doit être formalisé (un modèle est fourni en annexe) ;
• Être impartiaux et ne pas être auteurs de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste, de manquement à l’éthique de la recherche ou à l’intégrité scientifique ;
• Être vigilants à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste, tout manquement à l’éthique de la recherche ou à l’intégrité scientifique, tout conflit d’intérêt ;
• Alerter l’ED en cas d’identification d’une telle situation.

Il est recommandé que :

• Les membres du CSI assurent le doctorant de leur écoute en cas de besoin ;
• Le membre du CSI disposant d’une expertise dans le domaine de recherche du doctorant reste indépendant et externe à la direction de thèse et aux travaux du doctorant, tout au long du doctorat ;
• Le membre du comité de suivi non spécialiste extérieur au domaine de recherche du doctorant précise qu’il peut être contacté en cas de besoin en dehors de la réunion annuelle du CSI.

 

       4 Les réunions du CSI

Le CSI se réunit obligatoirement avant l’inscription en deuxième année et ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu’à la fin du doctorat.

Le renouvellement de l’inscription se fait après avis[6] du CSI.

Les entretiens sont organisés sous la forme de trois étapes distinctes :

• Présentation de l’avancement des travaux et discussions ;
• Entretien avec le doctorant sans la direction de thèse ;
• Entretien avec la direction de thèse sans le doctorant.

Ces trois étapes peuvent se tenir à des dates ou des moments différents.

La présentation au CSI des travaux scientifiques réalisés par le doctorant et les questions scientifiques sur ces travaux peuvent se dérouler dans un cadre public (journées scientifiques de l’ED, séminaire de laboratoire, …).

En revanche, les entretiens du comité avec le doctorant sans la direction de thèse et avec la direction de thèse sans le doctorant se tiennent à huis-clos afin que chacun puisse s’exprimer librement lors des entretiens. Chacun est tenu à la discrétion et à la bienveillance sur ce qui aura été échangé au cours de l’entretien.

Avant la réunion annuelle

• Le doctorant rédige et transmet aux membres du CSI un rapport annuel d’avancement de ses travaux. Le format de ce rapport est défini par l'ED ;
• Le doctorant fournit aux membres du CSI son portfolio de compétences et son plan de formation actualisés ;
• Les modalités de transmission des documents aux membres du CSI sont communiquées par l'ED ;
• Les membres du CSI prennent connaissance du présent document, en particulier du référentiel des questions pouvant être abordées ci-après.

Au cours de la réunion

• Les membres du CSI doivent prévoir un court moment au début de l’entretien pour en préciser le cadre, les objectifs et le déroulement.
• Les membres du CSI veillent à aborder l’ensemble des points qu’ils jugent nécessaires ou utiles pour s’assurer du bon déroulement de la thèse du doctorant ;

A l’issue de la réunion 

À l’issue de sa réunion, le CSI formule des recommandations et transmet un rapport de l'entretien au directeur de thèse et au doctorant qui devra l'ajouter sur son profil ADUM lors de sa demande de réinscription.

Le rapport doit être signé de toutes les parties, y compris du doctorant!

Dans son rapport, le CSI :

• Evalue les conditions de la formation du doctorant et les avancées de sa recherche ; il peut souligner les points forts et les points d’amélioration ;
• Formule des recommandations et des conseils ;
• Donne un avis sur la réinscription et, le cas échéant, sur la prolongation de la durée de la thèse ;
• S’assure que, pour les doctorants préparant leur thèse en parallèle d’une autre activité professionnelle, les aménagements du parcours et les conditions de préparation de la thèse prévus initialement sont adaptés ;
• En cas de difficulté, alerte l’ED, qui prend toute mesure nécessaire relative à la situation du doctorant et au déroulement de son doctorat. Selon la nature de la difficulté, le CSI peut en faire état soit dans le rapport d’entretien soit dans un document confidentiel remis au seul directeur de l’ED ;
• En cas d’actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel, ou d’agissements sexistes, l’ED fait un signalement au service pour le respect et l’égalité, dès qu’elle prend connaissance de la situation.

 

        5 Le référentiel des questions pouvant être abordées

Après avoir pris connaissance du rapport annuel d’activités du doctorant et avoir entendu la présentation de ses travaux, le CSI pourra, par exemple, aborder les questions ci-dessous :

Avancées du projet doctoral

• Les travaux de recherche avancent-ils de manière satisfaisante ? Le projet doctoral peut-il s’inscrire dans la durée initialement prévue ? Si ce n’est pas le cas, de combien de mois faudrait-il prolonger la préparation de la thèse pour permettre la soutenance ?
• La question de recherche a-t-elle été bien cernée ? Le doctorant est-il en mesure de situer ses travaux dans le contexte scientifique national et/ou international, d’identifier ce qu’ils pourront apporter au champ de connaissances, ce qui pourra constituer l’originalité et le caractère innovant de la thèse ?
• Le doctorant a-t-il une vision claire de la démarche de recherche engagée, des travaux de recherche à mener avant la soutenance ?

Conditions de la formation du doctorant

• Le dialogue entre doctorant et encadrants est-il satisfaisant ? Le doctorant est-il bien intégré dans l’équipe ou l’unité de recherche, dans une communauté scientifique ? Se sent-il isolé ?
• Les conditions scientifiques, matérielles et financières nécessaires au bon déroulement du projet doctoral sont-elles réunies ?
• Si le doctorant prépare sa thèse en parallèle d’une autre activité professionnelle, le partage du temps entre ses diverses activités est-il adapté ? Une révision des conditions de déroulement de son doctorat est-elle à prévoir ?
• Si le doctorant prépare sa thèse dans un cadre partenarial (interdisciplinaire, international ou avec un partenaire du monde socio-économique), les conditions de ce partenariat sont-elles satisfaisantes ? La collaboration entre les différents acteurs est-elle effective ?
• Comment sont portées les responsabilités de direction de la thèse par le directeur de thèse et, le cas échéant, le codirecteur de thèse et les co-encadrants ? Les modalités d’encadrement sont-elles adaptées ou à réviser ? En cas de partage de la direction scientifique du projet doctoral, le fonctionnement de l’équipe d’encadrement est-il satisfaisant ? Le rôle de chacun est-il bien compris du doctorant ?
• Sa motivation, sa détermination pour avancer dans ses travaux est-elle suffisante ?
• Est-il exposé à des risques psychosociaux ? Subit-il du harcèlement, des discriminations, des violences et en particulier des violences sexistes et sexuelles ou des agissements sexistes ?

Développement des compétences du doctorant et préparation de son devenir professionnel

• Les productions écrites du doctorant sont-elles suffisantes (rapport d’avancement, revue bibliographique, articles, chapitres de la thèse…) ? Dans ce cas, quelles ont été les modalités de travail entre doctorant et encadrant pour la rédaction et la relecture des productions écrites ? Les principes d’intégrité scientifique liés à la publication, à la signature et au droit d’auteur sur les productions scientifiques sont-ils connus du doctorant ?
• Les capacités d’exposition du doctorant sont-elles satisfaisantes ?
• Le doctorant dispose-t-il d’opportunités pour développer sa culture scientifique et son ouverture nationale et/ou internationale (participation aux conférences, cycles de séminaires, écoles thématiques etc.) ? Le développement de ses connaissances générales et de son expertise disciplinaire est-il satisfaisant ?
• Où en est la préparation de son devenir professionnel ? A-t-il eu une réflexion sur ses compétences, son plan de formations et d’activités complémentaires ? (cf. portfolio des compétences). A-t-il des activités de mise en situation professionnelle en dehors de la recherche (missions d’enseignement, d’expertises, de culture scientifiques par exemple) ?
• Le doctorant a-t-il été sensibilisé à l’éthique de la recherche et à l’intégrité scientifique, aux enjeux de la science ouverte, de la diffusion des travaux de recherche dans la société, et du développement durable et soutenable ?

 

       6 Questions pratiques et recommandations

Quelle est la bonne durée d’un CSI ?

La durée consacrée à la présentation des travaux de recherche par le doctorant aux membres du CSI doit être suffisamment longue pour que le comité soit en mesure d’apprécier l’avancement des travaux et les capacités d’exposition du doctorant.

Le temps consacré aux entretiens privés avec le doctorant, d’une part, et avec le directeur de thèse, d’autre part, doit également être suffisant pour aborder l’ensemble des autres aspects.

La visioconférence est-elle possible ?

Le CSI peut être organisé en visioconférence. Cela permet de faciliter la participation de membres externes et de limiter les temps de transport. Mais il faut que les conditions utilisées ne s’opposent pas à une prise de parole libre et aux échanges humains qui la facilitent. Il est, par exemple, généralement nécessaire d’ouvrir sa caméra pendant les entretiens privés et il peut être rassurant de préciser que les entretiens ne sont pas enregistrés.

Qui organise la réunion du CSI ?

Chaque laboratoire rattaché à l’ED62 dispose d’un ou d’une référente CSI qui détermine l’organisation au sein de l’Unité de Recherche.

Il est recommandé que les réunions des CSI soient organisées avant la période de vacances d’été et/ou au cours de la période de rentrée universitaire. Elles doivent se tenir avant la date limite de réinscription en thèse.  

Ceci étant, un CSI peut être organisé à n’importe quelle période de l’année à la demande du doctorant, de la direction de thèse, du laboratoire ou de l’Ecole Doctorale.

 

ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITE à télécharger ICI

 

[1] Le présent Vadémécum s’appuie pour sa rédaction sur le « Guide du comité de suivi » réalisé et publié en octobre 2022 par le Réseau National des Collèges Doctoraux (RNCD) auquel le collège doctoral d’AMU est membre fondateur.

[2] Le terme « doctorant » utilisé dans le présent document est générique et représente à la fois et respectivement le doctorant ou la doctorante. Il en est de même pour les termes « directeur » et « président » qui représentent à la fois et respectivement le directeur ou la directrice et le « président » ou la « présidente ».

[3] Article 3, alinéa 6 de l’arrêté du 26 août 2022 susmentionné : Les écoles doctorales assurent une démarche qualité de la formation en mettant notamment en place des comités de suivi individuel du doctorant, […]

[4] Les textes en italique dans le présent document sont extraits de l’arrêté du 26 août 2022 modifiant l’arrêté du 25 mai précités.

[5] Comme précisé dans l’article 17 de l’arrêté du 26 août 2022 susmentionné, Les rapporteurs n’ont pas d’implication dans le travail du doctorant. Ils ou elles doivent donc rester indépendants afin d’éviter tout biais dans l’évaluation du travail du doctorant et d’y apporter un regard extérieur.

[6] L’article 11 de l’arrêté 26 août 2022 susmentionné précise que : « L'inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de l'école doctorale, après avis du directeur de thèse et du comité de suivi individuel du doctorant. »  L’article 14 du même arrêté précise également que : « Des prolongations annuelles peuvent être accordées à titre dérogatoire par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de thèse et après avis du comité de suivi et du directeur d'école doctorale, sur demande motivée du doctorant. »

 

MAJ le 28/06/2023